Ein Hausmeister soll den Technikraum öffnen können, aber nicht die Praxisräume. Mieter benötigen Zugang zur Haustür, zur eigenen Wohnung und zum Keller, jedoch nicht zu den Wohnungen anderer Parteien. Genau solche Anforderungen lassen sich eindeutig abbilden, wenn Sie die Schließberechtigung im Schließplan festlegen, bevor Zylinder und Schlüssel gefertigt werden.
Der Schließplan übersetzt die tatsächlichen Wege und Zuständigkeiten eines Gebäudes in eine nachvollziehbare Zutrittsstruktur. Er zeigt, welcher Schlüssel welchen Zylinder schließen darf, und bildet damit die Grundlage für eine funktionierende Schließanlage.
Schließberechtigung im Schließplan festlegen: Was bedeutet das?
Eine Schließberechtigung beschreibt, welche Tür eine Person, Nutzergruppe oder Funktion mit einem bestimmten Schlüssel öffnen darf. Der Schließplan ordnet diese Berechtigungen systematisch den Türen, Zylindern und Schlüsseln zu.
Er ist damit nicht nur eine Bestellliste. Ein übersichtlich aufgebauter Schließplan hilft auch später bei der Ausgabe von Schlüsseln, bei Nachbestellungen und bei der Erweiterung der Schließanlage.
Bei einer einfachen Gleichschließung ist die Zuordnung überschaubar: Ein Schlüssel schließt alle vorgesehenen Zylinder. Sobald verschiedene Nutzer unterschiedliche Bereiche betreten dürfen, wird eine genauere Planung erforderlich. Dann kommen beispielsweise Zentralschließanlagen, Hauptschlüsselanlagen oder hierarchisch aufgebaute Schließanlagen infrage.
Wenn Sie die Schließberechtigung im Schließplan festlegen, sollte nicht die Anzahl der benötigten Schlüssel am Anfang stehen. Zuerst muss geklärt werden, welche Türen vorhanden sind und welche Nutzergruppen tatsächlich Zugang benötigen.
1. Alle Türen und Zylinder erfassen
Erstellen Sie zunächst eine vollständige Türliste. Dazu gehören nicht nur Haupt- und Wohnungseingänge, sondern auch Kellerzugänge, Technikräume, Lagerräume, Müllräume, Büros, Werkstätten und Nebeneingänge.
Wenn Sie die Schließberechtigung im Schließplan festlegen, müssen auch selten genutzte Neben-, Lager- und Technikräume berücksichtigt werden.
Jede Tür sollte eine eindeutige Bezeichnung erhalten. Allgemeine Angaben wie „Keller“ oder „Hintertür“ führen schnell zu Missverständnissen, wenn mehrere Türen infrage kommen.
Geeignete Bezeichnungen sind beispielsweise:
Haupteingang Haus A
Wohnung 1. Obergeschoss links
Kellereingang Haus B
Technikraum Heizung
Müllraum Innenhof
Lager Nord
Büro Geschäftsführung
Nebeneingang Werkstatt
Ergänzen Sie bei Bedarf den Standort, die Etage oder die Gebäudenummer. Dadurch bleibt die Zuordnung auch bei späteren Erweiterungen verständlich.
Bei jeder Tür muss außerdem geprüft werden, welche Zylinderbauform und welche Abmessungen benötigt werden. Die Schließberechtigung bestimmt, welcher Schlüssel passt. Die Bauform und das Zylindermaß bestimmen dagegen, ob der Zylinder technisch in die Tür eingebaut werden kann.
2. Zutrittsbereiche bilden
Im nächsten Schritt werden die erfassten Türen zu sinnvollen Bereichen zusammengefasst. In einem Mehrfamilienhaus können dies beispielsweise folgende Bereiche sein:
allgemeine Hauseingänge
einzelne Wohnungen
Keller und Gemeinschaftsräume
Technikbereiche
Verwaltung und Hausmeister
Außen- und Nebengebäude
In einem Unternehmen können die Bereiche anders aufgebaut sein:
Empfang und Haupteingang
Verwaltung
Geschäftsführung
Lager
Werkstatt oder Produktion
Sozialräume
Technikräume
sensible oder besonders geschützte Bereiche
Die Bereiche sollten den tatsächlichen Abläufen des Objekts entsprechen. Ein zusätzlicher Bereich ist nur sinnvoll, wenn dafür wirklich eine eigene Berechtigung benötigt wird. Zu viele kleine Gruppen machen eine Schließanlage unnötig kompliziert.
3. Nutzergruppen nach Aufgaben festlegen
Bevor Sie die Schließberechtigung im Schließplan festlegen, sollten alle relevanten Nutzergruppen definiert werden. Dabei ist es meist sinnvoller, nach Funktionen als nach einzelnen Namen zu planen.
In einem Wohnobjekt können dies sein:
Bewohner einer bestimmten Wohnung
Eigentümer
Hausverwaltung
Hausmeister
Reinigungskräfte
technische Dienstleister
In einem Gewerbeobjekt sind beispielsweise folgende Gruppen möglich:
Geschäftsführung
Verwaltung
Verkauf
Lagerpersonal
Haustechnik
Reinigung
externe Wartungsfirmen
Eine Berechtigung sollte sich immer durch eine konkrete Aufgabe begründen lassen. Wer die Heizungsanlage wartet, benötigt Zugang zum Technikraum. Wer Gemeinschaftsflächen reinigt, braucht möglicherweise Zugang zum Hauseingang und Kellerflur, aber nicht zu privaten Wohnungen oder Büroräumen.
Einzelne Personen müssen nur separat eingeplant werden, wenn sie tatsächlich von ihrer Nutzergruppe abweichende Berechtigungen benötigen.
4. Türen und Nutzergruppen zuordnen
Nun wird für jede Nutzergruppe festgelegt, welche Türen sie öffnen darf. Praktisch ist eine Tabelle, in der die Türen als Spalten und die Schlüssel beziehungsweise Nutzergruppen als Zeilen angeordnet werden.
Wenn Sie die Schließberechtigung im Schließplan festlegen, muss jede Markierung eindeutig einer Tür und einer Nutzergruppe zugeordnet werden können.
Eine Markierung zeigt, welche Kombinationen zulässig sind. Dadurch wird sofort sichtbar, ob ein Schlüssel zu viele oder zu wenige Berechtigungen erhält.
Ein vereinfachtes Beispiel:
Wohnungsschlüssel 1 öffnet Haustür, Kellerzugang und Wohnung 1.
Wohnungsschlüssel 2 öffnet Haustür, Kellerzugang und Wohnung 2.
Hausmeisterschlüssel öffnet Haustür, Kellerzugang, Müllraum und Technikraum.
Reinigungsschlüssel öffnet Haustür und Gemeinschaftsräume.
Verwaltungsschlüssel öffnet die organisatorisch vorgesehenen Bereiche.
Der Schließplan sollte nicht nur zeigen, welche Türen geöffnet werden dürfen. Ebenso wichtig ist die Frage, welche Türen ein Schlüssel ausdrücklich nicht öffnen soll.
Gerade bei privaten Wohnungen, Personalräumen, Archiven oder Räumen mit sensiblen Unterlagen müssen die Abgrenzungen eindeutig bleiben.
5. Die passende Schließanlagenstruktur auswählen
Aus der Zuordnung von Türen und Nutzergruppen ergibt sich die geeignete Anlagenart.
Gleichschließende Zylinder
Bei einer Gleichschließung bedient ein Schlüssel mehrere Zylinder. Diese Lösung eignet sich beispielsweise für ein Einfamilienhaus, wenn Haustür, Nebeneingang, Garage und Kellertür mit demselben Schlüssel geöffnet werden sollen.
Unterschiedliche Berechtigungsstufen lassen sich damit jedoch nicht abbilden.
Zentralschließanlage
Eine Zentralschließanlage ist besonders für Mehrfamilienhäuser geeignet. Jeder Wohnungsschlüssel öffnet die eigene Wohnung und gemeinsam genutzte Zentralzylinder, beispielsweise am Hauseingang oder Kellerzugang.
Die Wohnungsschlüssel öffnen jedoch nicht die Wohnungen anderer Parteien. Sollen Verwaltung oder Hausmeister zusätzliche, übergeordnete Berechtigungen erhalten, muss dies ausdrücklich in der Anlagenstruktur berücksichtigt werden. Je nach gewünschter Funktion kann eine kombinierte Zentral-Hauptschlüsselanlage erforderlich sein.
Hauptschlüsselanlage
Bei einer Hauptschlüsselanlage schließen die einzelnen Schlüssel jeweils bestimmte Zylinder. Ein übergeordneter Hauptschlüssel kann alle dafür vorgesehenen Zylinder der Anlage bedienen.
Diese Struktur eignet sich beispielsweise für Betriebe, Praxen, Verwaltungen oder kleinere Gewerbeobjekte, in denen eine verantwortliche Person mehrere Bereiche erreichen muss.
Generalhauptschlüsselanlage
Bei größeren Gebäuden oder mehreren getrennten Bereichen können zusätzliche Hierarchieebenen erforderlich sein. Dann lassen sich beispielsweise Einzel-, Gruppen-, Hauptgruppen- und Generalhauptschlüssel einplanen.
Eine komplexe Hierarchie ist jedoch nicht automatisch besser. Jede zusätzliche Ebene erhöht den Planungs- und Verwaltungsaufwand. Entscheidend ist eine Struktur, die die tatsächlichen Zuständigkeiten so einfach wie möglich abbildet.
Eine Übersicht mechanischer Schließanlagen und ihrer Einsatzmöglichkeiten bietet auch der Hersteller CES.
6. Hauptschlüssel und Sonderberechtigungen begrenzen
Wenn Sie die Schließberechtigung im Schließplan festlegen, verdienen übergeordnete Schlüssel besondere Aufmerksamkeit. Ein Haupt- oder Generalhauptschlüssel kann viele Türen öffnen. Ein Verlust betrifft daher möglicherweise einen großen Teil des Gebäudes.
Vor der Bestellung sollte deshalb feststehen:
Wer erhält einen Hauptschlüssel?
Wie viele Exemplare werden benötigt?
Wo werden Reserve- und Hauptschlüssel verwahrt?
Müssen wirklich alle Türen eingebunden werden?
Welche sensiblen Bereiche sollen ausgeschlossen bleiben?
Wie wird die Ausgabe dokumentiert?
Auch Sonderberechtigungen sollten nur vergeben werden, wenn sie im Alltag notwendig sind. Ein Hausmeister benötigt möglicherweise Zugang zu technischen Bereichen und Gemeinschaftsräumen, aber nicht automatisch zu allen Wohnungen oder Büros.
Externe Dienstleister sollten ebenfalls nicht dieselben Rechte wie interne Verantwortliche erhalten. Wartungs-, Reinigungs- und Lieferdienste benötigen meist nur ausgewählte Zugänge.
Bei häufig wechselnden oder zeitlich begrenzten Berechtigungen kann eine elektronische Zutrittskontrolle sinnvoll sein. Elektronische Berechtigungen lassen sich abhängig vom System ändern oder sperren, ohne mechanische Schlüssel zurückfordern zu müssen.
7. Den fertigen Schließplan kontrollieren
Bevor die Schließanlage bestellt wird, sollte der fertige Plan aus verschiedenen Perspektiven geprüft werden.
Spielen Sie typische Tagesabläufe gedanklich durch:
Erreicht ein Bewohner mit seinem Schlüssel die Haustür, den vorgesehenen Kellerbereich und seine Wohnung?
Kann die Gebäudetechnik alle notwendigen Technikräume öffnen?
Bleiben private oder sensible Bereiche für andere Schlüssel gesperrt?
Kann die Reinigung alle vereinbarten Flächen erreichen?
Sind Vertretungen und Bereitschaftsdienste berücksichtigt?
Wurden geplante Erweiterungen bedacht?
Sind alle Türen eindeutig bezeichnet?
Stimmen die benötigten Schlüsselanzahlen?
Bei größeren Objekten sollte zusätzlich die Person prüfen, die später die Schlüssel und Zutrittsrechte verwaltet. Hausverwaltung, Objektleitung oder Praxismanagement erkennen häufig schnell, wenn eine Tür fehlt oder eine Nutzergruppe zu weitreichende Rechte erhalten hat.
Erst wenn Türen, Rollen, Berechtigungen und Mengen eindeutig dokumentiert sind, sollte die Anlage zur Fertigung freigegeben werden.
Schließplan verständlich dokumentieren
Ein brauchbarer Schließplan muss nicht kompliziert aussehen. Er muss vor allem eindeutig sein.
Zu jedem Zylinder gehören:
eindeutige Türbezeichnung
Gebäude und Standort
Zylinderbauform
Zylindermaß
gewünschte Schließberechtigung
benötigte Stückzahl
besondere Funktionen
Zu jedem Schlüssel gehören:
eindeutige Kennzeichnung
zugeordnete Person oder Rolle
erlaubte Türen
benötigte Anzahl
gegebenenfalls Reservebedarf
Persönliche Namen sind bei häufig wechselnden Mitarbeitenden oft unpraktisch. Rollenbezeichnungen wie „Reinigung Haus A“, „Objektbetreuung“ oder „Lager Team 1“ bleiben meist länger verwendbar.
Auch Reserve- und Hauptschlüssel sollten im Plan sichtbar sein. Der beste Schließplan hilft wenig, wenn später nicht dokumentiert wird, welche Schlüssel ausgegeben wurden und welche Exemplare noch vorhanden sind.
Typische Fehler bei der Berechtigungsplanung
Ein häufiger Fehler ist die Planung ausschließlich nach dem aktuellen Zustand. Wenn ein zusätzlicher Kellerraum, ein neues Büro oder eine weitere Wohneinheit bereits absehbar ist, sollte die spätere Erweiterung berücksichtigt werden.
Ebenso problematisch sind unklare Sammelbezeichnungen. Steht im Plan nur „Keller“, ist nicht erkennbar, ob damit der Kellerflur, ein einzelnes Abteil oder der Technikraum gemeint ist.
Weitere typische Fehler sind:
Planung beginnt mit der Schlüsselanzahl statt mit den Türen.
Nutzergruppen erhalten vorsorglich zu viele Rechte.
Hauptschlüssel werden ohne klare Zuständigkeit eingeplant.
Externe Dienstleister erhalten unnötig umfassende Berechtigungen.
Reserve- und Ersatzschlüssel werden nicht dokumentiert.
Geplante Erweiterungen bleiben unberücksichtigt.
Zylindermaße werden nicht für jede Tür einzeln geprüft.
Änderungen werden nur mündlich und nicht im Schließplan festgehalten.
Wer die Schließberechtigung im Schließplan festlegen möchte, sollte Sonderfälle nicht erst nach der Bestellung klären. Nachträgliche Änderungen können neue Zylinder, zusätzliche Schlüssel oder eine Anpassung der gesamten Anlagenstruktur erforderlich machen.
Bevor Sie die Schließberechtigung im Schließplan festlegen, sollten außerdem absehbare Veränderungen am Gebäude und bei den Nutzergruppen berücksichtigt werden.
Bestehende CES Schließanlage erweitern
Bei einer vorhandenen CES Schließanlage beginnt die Planung mit den bestehenden Unterlagen. Hilfreich sind insbesondere die Schließanlagennummer, vorhandene Schlüsselkennzeichnungen und der bisherige Schließplan.
Ob zusätzliche Schlüssel oder Zylinder nachbestellt werden können, hängt von der konkreten Anlage, der Profilserie und der technischen Ausführung ab.
Soll ein neuer Zylinder von mehreren vorhandenen Schlüsseln bedient werden, muss diese Berechtigung exakt beschrieben werden. Ebenso muss eindeutig feststehen, welche vorhandenen Schlüssel den neuen Zylinder nicht schließen dürfen.
Ein Zylinder kann mechanisch die richtige Bauform und Länge besitzen und dennoch schließtechnisch nicht zur Anlage passen. Deshalb sollten vorhandene Systemdaten und Berechtigungen vor der Bestellung geprüft werden.
Sicher-365.eu unterstützt als autorisierter CES Partner bei der Planung individueller Schließsysteme sowie bei technisch möglichen Nachbestellungen und Erweiterungen bestehender CES Anlagen.
Schließberechtigung vor der Bestellung eindeutig prüfen
Wer die Schließberechtigung im Schließplan festlegen möchte, sollte Türen, Nutzergruppen und Zuständigkeiten gemeinsam betrachten. Eine übersichtliche Anlage entsteht nicht durch möglichst viele Berechtigungen, sondern durch eine klare Zuordnung der tatsächlich benötigten Zugänge.
Mit eindeutigen Türbezeichnungen, sinnvoll gebildeten Nutzergruppen und dokumentierten Schlüsselrechten bleibt die Schließanlage auch bei späteren Änderungen nachvollziehbar. Dadurch lassen sich neue Zylinder, zusätzliche Schlüssel und weitere Gebäudebereiche wesentlich sicherer in die bestehende Struktur einordnen.
