CESentry: 7 Schritte zur sicheren Zutrittskontrolle

Wer morgens als Erstes aufschließt, wer sensible Bereiche betreten darf und wie Berechtigungen bei Personalwechseln angepasst werden: Genau diese Fragen lassen sich mit einer CESentry Zutrittskontrolle strukturiert organisieren. Gerade dort, wo mehrere Personen, Abteilungen oder externe Dienstleister Zugang benötigen, reicht ein einzelner Schlüssel häufig nicht als dauerhaft übersichtliche Lösung aus.

CESentry ist ein cloudbasiertes elektronisches Schließsystem von CES. Türen, Nutzende und Zutrittsrechte werden zentral verwaltet. Als Zutrittsmedium können je nach Konfiguration Smartphones mit der CESentry AccessApp oder RFID-Medien eingesetzt werden.

Der Nutzen entsteht jedoch nicht allein durch die Technik. Entscheidend ist eine Planung, die zur Gebäudeaufteilung, zu den Arbeitsabläufen und zur erwarteten Entwicklung des Unternehmens passt.

Wann eine CESentry Zutrittskontrolle sinnvoll ist

Eine elektronische Zutrittslösung ist besonders sinnvoll, wenn ein Betrieb unterschiedliche Zugangsbereiche besitzt. Dazu können neben dem Haupteingang beispielsweise folgende Bereiche gehören:

• Büros und Besprechungsräume
• Lager- und Materialbereiche
• Personalräume
• Technik- und Serverräume
• Werkstätten
• Neben- und Lieferanteneingänge
• Verwaltungsbereiche
• weitere Standorte

In einer Praxis kommen beispielsweise Empfang, Behandlungsräume und interne Bereiche mit unterschiedlichen Anforderungen zusammen. In einer Hausverwaltung benötigen Mitarbeitende, Hausmeister und beauftragte Dienstleister möglicherweise jeweils nur Zugang zu den für sie vorgesehenen Türen.

Bei mechanischen Schließanlagen werden Zutrittsrechte über die Schließberechtigung des jeweiligen Schlüssels festgelegt. Wird ein Schlüssel nicht zurückgegeben oder verändert sich die Aufgabe einer Person, muss das daraus entstehende Risiko bewertet werden.

Bei einer elektronischen Zutrittskontrolle können Berechtigungen zentral verwaltet, geändert oder entzogen werden. Ob eine elektronische, mechanische oder kombinierte Lösung die bessere Wahl ist, hängt vom Objekt und vom organisatorischen Bedarf ab.

Eine CESentry Zutrittskontrolle eignet sich deshalb nicht nur für große Gewerbeobjekte. Auch kleinere Unternehmen können profitieren, wenn sie Zugänge nachvollziehbar strukturieren und spätere Erweiterungen von Anfang an berücksichtigen möchten.

So funktioniert CESentry

CESentry verbindet elektronische Schließgeräte, Nutzende und Berechtigungen in einem zentralen System. Die Verwaltung erfolgt über den CESentry Webclient oder die AdminApp.

Dabei werden drei grundlegende Rollen unterschieden:

• Der Owner trägt die Hauptverantwortung für die Anlage und vergibt administrative Rollen und Rechte.
• Administratoren verwalten Nutzende, Schließmedien, Türen, Gruppen und Zeitprofile.
• User verwenden die ihnen zugeteilten Zutrittsrechte, ohne Zugriff auf die Systemeinstellungen zu erhalten.

Der Zugang kann über die AccessApp auf einem Smartphone oder über geeignete RFID-Medien erfolgen. Beide Varianten können innerhalb einer Anlage parallel eingesetzt werden.

CESentry kann mit kabellosen Schließgeräten im Offline-Betrieb verwendet werden. Abhängig von der Anlagenplanung ist außerdem eine Online-Erweiterung über Gateways möglich. Welches Konzept geeignet ist, hängt unter anderem von der Anzahl der Türen, der Nutzerstruktur und den gewünschten Verwaltungsabläufen ab.

Aktuelle Angaben zu Systemfunktionen, Hardware und Lizenzmodellen stellt CES auf der offiziellen Seite zur CESentry Zutrittskontrolle bereit.

Die Planung beginnt mit Türen und Personen

Ein häufiger Fehler bei der Auswahl einer Zutrittskontrolle besteht darin, zunächst nur einzelne Komponenten zu betrachten. Besser ist es, die Zutrittsorganisation zuerst auf Papier zu klären.

Folgende Fragen sollten vor der technischen Auswahl beantwortet werden:

• Welche Türen sollen einbezogen werden?
• Welche Räume benötigen eine Zugangsbeschränkung?
• Welche Personengruppen müssen diese Räume betreten?
• Werden zeitlich begrenzte Berechtigungen benötigt?
• Gibt es externe Dienstleister oder wechselnde Nutzer?
• Wer verwaltet die Anlage?
• Welche Türen bleiben mechanisch organisiert?
• Sind spätere Erweiterungen absehbar?

Hilfreich ist eine einfache Zuordnung von Türen und Nutzergruppen. Daraus entsteht ein Berechtigungskonzept.

Eine Verwaltungsmitarbeiterin benötigt möglicherweise den Eingang und ihr Büro, nicht jedoch das Lager. Ein externer Reinigungsdienst soll nur ausgewählte Bereiche zu bestimmten Einsatzzeiten betreten. Die Geschäftsführung benötigt möglicherweise weitergehende Rechte, ohne dass daraus automatisch ein Zugang für jede andere Führungskraft entsteht.

Die Planung sollte nicht unnötig kleinteilig werden. Jede einzelne Sonderberechtigung erhöht den Verwaltungsaufwand. Sinnvoller sind eindeutige Gruppen wie Verwaltung, Lager, Technik oder externe Dienste, sofern dies zu den tatsächlichen Abläufen passt.

Bestehende Türen richtig erfassen

Vor der Bestellung müssen die vorhandenen Türen und die jeweilige Einbausituation geprüft werden. Dazu gehören unter anderem:

• Türart und Öffnungsrichtung
• vorhandenes Schloss
• Türbeschlag
• Zylinderbauform
• Innen- und Außenmaß
• Nutzungshäufigkeit
• Innen- oder Außenbereich
• besondere Anforderungen der Tür

Das Zylindermaß wird von der Mitte der Befestigungsschraube jeweils zur Innen- und Außenseite ermittelt. Türblatt, Beschlag, Rosetten und vorhandene Schutzbeschläge müssen dabei berücksichtigt werden.

Auch bei äußerlich gleichen Türen können Maße und Anforderungen voneinander abweichen. Deshalb sollte jede Einbausituation einzeln aufgenommen werden.

Ein bebildertes Messschema und weitere Hilfen finden Sie in unserem Bereich Downloads und Anleitungen.

Bei Flucht- und Rettungswegtüren, Brandschutztüren oder Türen mit Panikfunktion muss die Eignung der vorgesehenen Komponenten separat fachlich geprüft werden. Hier reicht die Auswahl allein nach Abmessungen oder Optik nicht aus.

Bestehende CES Systeme berücksichtigen

Ist bereits eine CES Schließanlage vorhanden, sollten die zugehörigen Unterlagen und Kennzeichnungen bei der Planung bereitliegen.

Eine mechanische CES Schließanlage muss nicht zwangsläufig vollständig ersetzt werden. In vielen Objekten kann eine Kombination aus mechanischen und elektronischen Bereichen sinnvoll sein.

Vor einer Erweiterung muss jedoch geprüft werden:

• Welches CES System ist vorhanden?
• Welche Türen bleiben mechanisch?
• Welche Türen sollen elektronisch organisiert werden?
• Welche Nutzer benötigen mechanische und elektronische Berechtigungen?
• Welche vorhandenen Komponenten können weiterverwendet werden?
• Wie soll die Verwaltung künftig erfolgen?

Originale CES Komponenten und eine eindeutige Zuordnung helfen dabei, die geplante Erweiterung technisch passend aufzubauen. Eine Bestellung nach Vermutung kann zu ungeeigneten Komponenten und Verzögerungen beim Einbau führen.

Berechtigungen alltagstauglich gestalten

Eine CESentry Zutrittskontrolle muss im Alltag für die zuständigen Personen übersichtlich bleiben. Das gilt für ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden ebenso wie für einen Betrieb mit mehreren Standorten.

Bereits bei der Planung sollte feststehen, wer:

• neue Nutzer anlegt,
• RFID-Medien oder Smartphone-Zugänge zuordnet,
• Berechtigungen vergibt,
• Zeitprofile verwaltet,
• Änderungen dokumentiert,
• verlorene Medien sperrt und
• ausgeschiedenen Personen den Zugang entzieht.

Personalwechsel sind ein typisches Beispiel. Tritt eine Person neu in das Unternehmen ein, benötigt sie zeitnah die für ihre Aufgabe vorgesehenen Rechte. Ändert sich die Tätigkeit, müssen bestehende Berechtigungen überprüft werden. Beim Ausscheiden sollten nicht mehr benötigte Zugänge entsprechend der internen Regelung entzogen werden.

Klare Verantwortlichkeiten verhindern, dass veraltete Berechtigungen aus Bequemlichkeit bestehen bleiben.

Zeitprofile gezielt einsetzen

Nicht jede Person benötigt rund um die Uhr Zugang. Für Beschäftigte im Schichtbetrieb, externe Dienstleister oder zeitlich begrenzte Tätigkeiten können Zeitprofile sinnvoll sein.

Ein Reinigungsdienst benötigt möglicherweise nur an bestimmten Wochentagen und innerhalb festgelegter Zeiträume Zugang. Ein Lieferant darf eventuell nur einen Übergabebereich betreten. Andere Beschäftigte benötigen während ihrer Arbeitszeit Zugang zu mehreren Bereichen.

Die konkrete Umsetzung hängt vom gewählten CESentry-Lizenzmodell und der Systemkonfiguration ab. Anforderungen an Schichten, Öffnungszeiten und wiederkehrende Zeiträume sollten deshalb bereits während der Planung erfasst werden.

Smartphone oder RFID-Medium auswählen

CESentry ermöglicht die Nutzung eines Smartphones über die AccessApp sowie den Einsatz geeigneter RFID-Medien. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Nutzergruppe ab.

Ein Smartphone kann praktisch sein, wenn Beschäftigte ein kompatibles Gerät verwenden und der digitale Zugang zu den betrieblichen Abläufen passt. RFID-Medien können dagegen für Personen sinnvoll sein, die kein geeignetes Smartphone einsetzen sollen oder dürfen.

Auch eine Kombination ist möglich. Beispielsweise können festangestellte Mitarbeitende die AccessApp verwenden, während externe Dienstleister ein RFID-Medium erhalten.

Dabei sollten betriebliche Vorgaben, Zuständigkeiten und der Umgang mit privaten oder dienstlichen Smartphones vorab geklärt werden.

Nicht jede Tür benötigt dieselbe Lösung

In vielen Objekten ist ein gemischtes Konzept wirtschaftlich und praktisch sinnvoll. Türen mit hoher Nutzerfrequenz oder wechselnden Berechtigungen können elektronisch organisiert werden. Andere Bereiche bleiben in eine mechanische Schließanlage eingebunden.

Ein Handwerksbetrieb kann beispielsweise den Haupteingang, das Materiallager und den Büroraum unterschiedlich organisieren. Für das Lager sind klar abgegrenzte Berechtigungen wichtig, während der Büroraum nur wenigen Personen offensteht. Der Gebäudeeingang wird dagegen von einer größeren Mitarbeitergruppe genutzt.

Die passende Struktur entsteht aus diesen konkreten Nutzungsfällen. Es ist nicht erforderlich, jede Tür identisch auszustatten.

CESentry Basic oder CESentry Business

CESentry wird in unterschiedlichen Lizenzmodellen angeboten. Die Auswahl richtet sich unter anderem nach der Anzahl der benötigten Schließgeräte, Smartphones und RFID-Medien sowie nach dem gewünschten Funktionsumfang.

CESentry Basic ist für kleinere Anlagen vorgesehen. CESentry Business richtet sich an umfangreichere Anlagen mit mehr IDs und erweiterten Anforderungen.

Dabei zählt nicht nur die Anzahl der Türen. Auch Smartphones, RFID-Medien und Schließgeräte werden bei der Anlagenplanung berücksichtigt. Deshalb sollte der tatsächliche Bedarf vor der Auswahl des Lizenzmodells vollständig erfasst werden.

Da Funktionen, Kapazitäten und Lizenzbedingungen angepasst werden können, sollten für eine konkrete Planung immer die aktuellen CES-Unterlagen zugrunde gelegt werden.

Datenschutz und interne Zuständigkeiten klären

Bei einer elektronischen Zutrittskontrolle sollten Datenschutz, Berechtigung zur Administration und interne Verantwortlichkeiten vor der Inbetriebnahme geklärt werden.

Dabei ist unter anderem festzulegen:

• Wer darf personenbezogene Nutzerdaten verwalten?
• Wer erhält administrative Rechte?
• Welche Ereignisdaten werden für welchen Zweck benötigt?
• Wie werden ausgeschiedene Personen entfernt?
• Welche internen Vorgaben gelten für Smartphone und RFID?
• Müssen Datenschutzbeauftragte oder Arbeitnehmervertretungen einbezogen werden?

Diese organisatorischen Fragen gehören zur Projektplanung und sollten nicht erst nach der Installation betrachtet werden. Welche konkreten gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen gelten, muss für das jeweilige Unternehmen geprüft werden.

Erweiterbarkeit von Anfang an berücksichtigen

Unternehmen bleiben selten dauerhaft unverändert. Neue Mitarbeitende, zusätzliche Räume, weitere Standorte oder veränderte Zuständigkeiten können die Anforderungen an die Zutrittsorganisation verändern.

Aussagekräftige Bezeichnungen wie „Lager Haupteingang“, „Technikraum“ oder „Büro Leitung“ erleichtern die spätere Verwaltung. Unklare Namen wie „Tür 3“ sind nach einiger Zeit kaum noch nachvollziehbar.

Ebenso sinnvoll ist eine interne Dokumentation darüber, welche Gruppen welche Bereiche benötigen. Dadurch lassen sich spätere Änderungen kontrollierter umsetzen.

CESentry ist grundsätzlich skalierbar und für wenige Türen ebenso wie für größere Anlagen vorgesehen. Trotzdem sollte die Erweiterungsrichtung bereits bei der Erstplanung berücksichtigt werden.

Welche Informationen vor der Anfrage benötigt werden

Eine gute Vorbereitung beschleunigt die technische Klärung. Für eine erste Planung sollten möglichst folgende Angaben vorliegen:

• Anzahl und Nutzung der Türen
• Fotos der vorhandenen Tür- und Beschlagsituation
• Innen- und Außenmaße vorhandener Zylinder
• Übersicht der Nutzergruppen
• gewünschte Zutrittszeiten
• geplante Nutzung von Smartphone und RFID
• Angaben zu vorhandenen CES Komponenten
• erwartete spätere Erweiterungen
• besondere Anforderungen einzelner Türen

Beschreiben Sie außerdem, welches Problem gelöst werden soll. Geht es um häufige Personalwechsel, getrennte Bereiche, wechselnde Dienstleister oder die Erweiterung eines bestehenden Systems? Diese Informationen sind häufig aussagekräftiger als die Frage nach einer einzelnen Komponente.

CESentry fachgerecht planen lassen

Eine durchdachte CESentry Zutrittskontrolle schafft Klarheit: Beschäftigte erhalten die Zugänge, die sie für ihre Aufgaben benötigen, und Verantwortliche behalten die Organisation der Türen und Zutrittsmedien im Blick.

Sicher-365.eu unterstützt als autorisierter CES Partner bei der Auswahl und Konfiguration originaler CES Lösungen. Besonders bei mehreren Türen, bestehenden Anlagen oder besonderen Anforderungen hilft eine fachliche Prüfung dabei, eine passende und langfristig erweiterbare Struktur zu planen.

Wer Türen, Nutzergruppen, Zeitprofile und mögliche Veränderungen frühzeitig gemeinsam betrachtet, schafft eine zuverlässige Grundlage für die CESentry Zutrittskontrolle im Unternehmen.